ASSISTANTE DE DIRECTION

Description du poste

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Directrice du CCAS, l’assistante de direction assiste ce dernier afin d’optimiser la gestion de leur activité. Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques. Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du CCAS.

Missions / conditions d'exercice

• Appui à la Directrice du CCAS. • Gérer l’agenda de la Directrice • Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements sur Outlook • Traiter le courrier entrant et sortant de la direction, les mails et appels téléphoniques (recevoir, filtrer et orienter les appels) • Réceptionner, traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction et gérer les urgences • Suivre et mettre en forme les dossiers administratifs • Trier, classer et archiver les documents • Organiser les conseils d’administration du CCAS : rédiger les ordres du jour, mettre en forme les délibérations, les rapports et documents annexes, préparer la maquette, gérer les convocations • Mettre en forme et gérer le suivi des décisions, arrêtés et conventions, la transmission au Contrôle de Légalité, la diffusion et le classement • Constituer le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs du CCAS • Réceptionner, traiter et diffuser les informations : rechercher et diffuser les informations, trier, photocopier et assembler les documents • Réaliser des travaux de bureautique : prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers • Réaliser la saisie de documents • Gérer les demandes aux directions ressources (DSIT, DMG, DRH etc.) • Gérer le suivi de la planification des réunions et l’agenda des directrice et directrice adjointe : préparer les réunions, transmettre les documents si besoin avant les réunions prendre des notes lors des réunions. • Trier, classer et archiver les documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible • Anticiper les commandes de fournitures pour le service et en vue du classement ou de l’archivage • Gérer le suivi et la mise en forme des dossiers administratifs : vérifier la validité des informations. Mettre en forme et présenter les dossiers • Gérer l’exécution et le suivi des procédures et décisions administratives : vérifier la conformité des procédures administratives et préparer les documents de suivi des décisions administratives • Gérer les commissions de secours (préparer les tableaux, se mettre en lien avec les partenaires, saisir les données dans le logiciel ELISSAR, préparer les courriers de réponses…). • Organiser et gérer les réunions de service 2 • Gestion des réservations de la salle de réunion / voiture • Mise à jour du tableau de veille des projets • Veille des partenaires • Préparation de dossiers pour les appels à projets • Préparation des affiches et notes d’information. • Coordination avec le service communication de la mairie. • Mise en ligne des affiches sur les réseaux sociaux (selon validation).

Profils recherchés

Connaissance des outils informatiques et bureautiques (notamment Excel) et du logiciel utilisé par le service • Capacité d’organisation et d’autonomie • Bon relationnel et capacité d’écoute • Discrétion et sens de la confidentialité • Sens du service public

Informations complémentaires

CV et lettre de motivation